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Change Management: Offensichtliches methodisch anwenden
Manches ist für uns so offensichtlich und verständlich, dass es uns niemand erklären muss. Wir tun es einfach. Wir planen Anfahrtszeit ein, wenn wir einen Termin beim Zahnarzt haben. Wir schreiben eine Einkaufsliste, wenn wir dazu neigen, Dinge zu kaufen, die am Ende kein Gericht ergeben. Wir erstellen einen Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter*innen, damit sie möglichst schnell arbeitsfähig werden und gut ins Team integriert werden können.
Doch dann gibt es auch das eigentlich offensichtliche, aber immer vernachlässigte. Wir sind uns über die Wichtigkeit nicht bewusst, bis es zu spät ist. Natürlich brauchen wir Informationen zu Neuerungen in Abläufen oder bei der Einführung eines neuen Tools. Auch Schulungen gehören dazu und nebenbei brauchen wir auch Feedback, ob alles korrekt umgesetzt wurde und vor allem auch angewendet werden kann. Leider gibt es hier am Ende von Projekten oft den überraschenden Moment, dass die technische Implementierung eines neuen Tools, eines neuen Produkts oder einer neuen Arbeitsweise zwar stattgefunden hat, die Betroffenen diese Neuerung jedoch ablehnen oder nicht dazu in der Lage sind, sie anzuwenden. All dies implizieren wir zwar, wenn wir von „dem Projekt“ sprechen, dennoch geschieht es häufig, dass diese Aspekte vernachlässigt werden.
Projekte haben mehrere Seiten – die technische, die fachliche und die menschliche
Die technische Seite kümmert sich um Planung, um Anforderungen, um Budget und Ressourcen. Die fachliche Seite kümmert sich um die Umsetzung und das Feedback von Stakeholdern. Die menschliche Seite kümmert sich um die, die es nachhaltig anwenden sollen. Die fachliche und die technische Seite werden oft von Projektmanager*innen, Anforderungsmanager*innen, Product Ownern oder (Teil)Projektleiter*innen begleitet. Die menschliche Seite erfordert eine*n Change Manager*in. Denn der Projekterfolg ist davon abhängig, wie schnell wie viele und wie effektiv den neuen Prozess, die neue Arbeitsweise oder das neue Tool auch anwenden können.
Ein*e Change Manager*in ist dafür verantwortlich, die Organisation – oder Teile der Organisation – auf anstehende Veränderungen vorzubereiten und zu begleiten. Das kann eine neue Arbeitsweise, ein neues Tool, eine neue Organisationsform oder eine neue Strategie sein.
Alles nichts Neues, oder? Vollkommen offensichtlich!
Und? Wie sind die letzten Projekte gelaufen? Wurde in der Kommunikation zunächst das "Warum" bedacht, dann das "Was" und das "Wie"? Gab es regelmäßige Feedbackschleifen? Wurden Führungskräfte entsprechend auf Mitarbeitergespräche vorbereitet? Gab es einen sichtbaren und aktiven Sponsor? Wurden frühzeitig Trainings angesetzt, um Wissen und Fähigkeiten aufzubauen? Gab es konsequente Aktionen, um den Erfolg nachhaltig sicher zu stellen?
Oder ist vieles davon „der fehlenden Zeit“ und den „mangelnden Ressourcen“ zum Opfer gefallen?
Natürlich braucht nicht jede Veränderung eine*n Change Manager*in. Wenn man aber bei initialen Projektüberlegungen feststellt, dass die bevorstehende Veränderung massive Auswirkungen auf Kultur, Prozesse oder Arbeitsweisen hat, so sollte man eine*n Change Manager*in in Betracht ziehen, der/die diese Auswirkungen supporten kann.
Der Erfolg einer Organisation basiert immer auf den Erfolgen der Einzelnen.
Ein benennbarer Change benötigt Methode
Zunächst ist wichtig, festzuhalten, worin die Veränderung genau besteht.
Warum brauchen wir die Veränderung? Wer ist betroffen? Wer muss wann warum sein Verhalten ändern? Für einen ersten Wurf können quantitative Analysen helfen, ein erstes Bild zu bekommen. Im Anschluss müssen diese Zahlen in Worte gefasst werden. Daraus ergibt sich eine Stakeholderanalyse, die neben den fachlichen Aspekten (was ändert sich) auch beantworten soll, warum die Veränderung für die Gruppen wichtig und richtig ist, und was getan werden muss, um sie entsprechend einzubinden. Daraus ergeben sich Maßnahmen in den Bereichen Kommunikation, Führung, Training und natürlich das entsprechende Monitoring, um feststellen zu können, ob das Projekt auf einem guten Weg ist, erfolgreich umgesetzt werden zu können.
Projekterfolge haben selten etwas mit Glück zu tun. Werden alle Aspekte – technisch, fachlich und menschlich ausreichend bedacht, führt es zu einer signifikant höheren Chance, dass sich der gewünschte Erfolg einstellt.
Dabei helfen in allen Bereichen Methoden: Projektmanagement, (agile) Umsetzungsmethoden und Change Management.
Sie haben Fragen zum Thema Change Management?
Kontaktieren Sie uns gerne, wir beantworten Ihnen gerne Ihre offenen Fragen.